1.
Terdapat lima fungsi manajemen yaitu planing,
organizing, staffing, directing, dan controling. Jelaskan bagaimana penerapan
fungsi-fungsi tersebut pada manajemen perpustakaan?
Jawaban
:
· Planing (Perencanaan)
Perencanaan dapat diartikan sebagai menentukan sasaran
yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilakukan, bentuk organisasi yang
sesuai untuk mencapainya dan personal yang harus melaksanakan kegiatan tersebut.
(Sumber: http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/PUST2229-M1.pdf)
Dalam planing ini penerapan pelaksanaan yang harus
dilaksanakan yaitu meliputi pelaku pelaksanaan dari perencanaan , baik pekerja
(pustakawan sendiri) ataupun pengunjung perpustakaan. Setelah itu masuk pada
bagaimana strategi atupun cara-cara yang akan dilakukan untuk melakanakan
rencana yang dibentuk sebelumnya yang kemudian ditujukan untuk mencapai tujuan
yang tela dibentuk dalam proses planing tersebut agar sesuai dengan rencana
kerja manajemen perpustakaan yang ada sesuai dengan faktor dan unsur dari
perencanaan. Dalam hal ini Planing adalah dasar utama untuk melanjutkan dan
menjalankan fungsi-fungsi manajemen yang lainnya.
·
Organizing (peorganisasian)
Pengorganisasian adalah penetapan struktur
peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan, pengelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas kepada
manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkoordinasian
hubungan-hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam
struktur organisasi.
(Sumber: http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/PUST2229-M1.pdf)
Dalam pengorganisasian ini penerapan yang
perlu dilakukan adalah suatu kejelasan susunan ataupun struktur organisasi
perpustakaan sendiri. Yang mana dalam hal ini menyangkut beberapa orang atau
pekerja dan bukan sendiri. Yang ditekankan adalah sebuah susunan yang berawal
dari pimpinan sampai pad susunan terendah.
Maka
dari itu dalam proses pengorganisasian ini perlulah dibentuk siapa-siapa saja
yang berperan didalamnya, baik pemimpin (bos) dan staff kerja dan lainnya yang
melaksanakan tugasnya. Dalam hal ini pengorgaanisasian adalah suatu alat untuk
memperlancar dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen yang lainnya.
·
Staffing (Pengisian Jabatan)
Staffing atau pengisian jabatan didefinisikan
sebagai pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara
mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang ada,
merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih
orang yang diperlukan.
(Sumber: http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/PUST2229-M1.pdf)
Dalam hal ini penerapan yang dilaksanakan
yaitu pemilihan dan pengerahan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam hal ini adalah
pekerja (staff). Dalam hal ini pemilihan Sumber Daya Manusianya haruslah tepat
agar sesuai dengan tujuan perencanaan sebelumnya. Sebagai salah satu realnya
yaitu pemilihan SDM atau tenaga kerja perpustakaan yang memang sudah sesuai
dengan profesi pendidikannya. Karena dalam hal ini dapat membentuk pemahaman
dan pelaksanaan kerja yang sesuai dengan perencanaan dan peorganisasian.
Tanpa
adanya sebuah Staffing maka pelaksanaan pengorganisasian tidak dapat berjalan
dan akhirnya pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perpustakaan yang lain tidak
akan dapat berjalan.
·
DIRECTING ATAU PENGARAHAN
Directing dapat diartikan sebagai memimpin
dan mengawasi orang-orang bawahan atau subordinat (tidak termasuk manajer atau
anggota manajemen).
(Sumber: http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/PUST2229-M1.pdf)
Dalam hal ini penerpan yang perlu dilaksankan
yaitu sebuah komunikasi. Dalam hal ini pemimpin harus mampu menjalankan tugas
kewajibannya untuk memimpin diri sendiri serta dapat mampu mengawasi dan mengarahkan
anggotanya yang lain. Dalam hal ini pentingnya sebuah komunikasi. Tanpa adanya
sebuah komunikasi antara pemimpin dan anggota lainnya maka jalannya pelaksanaan
tujuan akan terhambat. Sebagai salahsatu contoh yang dapat dilakukan dalam
proses fungsi ini yaitu pemimpin memberi motivasi dan semangat pada anggotanya
saat sedang menjalankan tugas masing-masing.
·
CONTROLLING ATAU PENGAWASAN
Pengawasan atau controlling merupakan suatu
usaha yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran
perencanaan, merancang sistem-sistem umpan balik informasi, membandingkan
prestasi aktual dengan standar, menentukan apakah ada penyimpangan serta
menetapkan cara memperbaiki penyimpangan tersebut.
(Sumber: http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-content/uploads/pdfmk/PUST2229-M1.pdf)
Dalam hal ini penerapan pengawasan
dilaksanakan oleh setiap pimpinan di semua lini ataupun bagian, mulai dari
kepala perpustakaan sampai kepada kepala unit terkecil di perpustakaan. Tujuan
dari suatu pengawasan adalah untuk menemukan kelemahan dan kesalahan, kemudian
diluruskan dan diperbaiki serta menjamin bahwa kelemahan dan kesalahan tersebut
tidak terulangi.
2.
Hal-hal apa saja yang perlu direncanakan dari perpustakaan,
berikan alasannya?
Jawaban :
Hal-hal yang perlu dilakukan sebelum melakukan sebuah
perencanaan yaitu yang pertama dilakukan yaitu memperhatikan unsur-unsur
perpustakaan agar perencanaan dapat berjalan dengan baik yaitu :
1. Untuk
apa perpustakaan itu didirikan?
2. Apa
fungsi dan program yang akan dikerjakan?
3. Berapa
jumlah tenaga yang dibutuhkan?
4. Siapa
saja yang akan dilayani oleh perpustakaan?
5. Bahan-bahan
pustaka, perlengkapan, dan perabot apa saja yang akan ditampung dalam gedung
itu?
6. Berapa
anggaran yang tersedia untuk itu?
Dari unsur-unsur tersebut alasannya yaitu akan memperjelas suatu
perencanaan dari sebuah pembangunan ataupun pengembangan perpustakaan agar
tercapai suatu tujuan yang di inginkan.
Berlanjut setelah mengetahui unsur tersebut
yang merupan suatu 5W+1H maka tahap selanjutnya hal yang perlu dilakukan dalam
perencanaan perpustakaan yaitu dengan menjalankan langkah-langkah perencanaan
perpustakaan yaitu :
1.
Penetapan visi, misi dan tujuan
Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan
berfungsi memperjelas arah perkembangan perpustakaandan memotovasi seluruh
komponen untuk mengambil tindakan kearah yang benar. Dengan visi yang jelas
akan membantu kordinasi atas kegiatan orang-orang terikat dengan suatu
perpustakaan. Visi merupakan penetapan tujuan jangka-jangka panjang yang
bersifat abstrak, mudah difahami, memiliki keunggulan dari yang lain,
terbayangkan dan disusun oleh pimpinan bersama anggota lembaga. Adapun misi
merupakan penjabaran visi dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan
dan hasilnya dapat diukur, dilihat, dirasakan maupun dibktikan. Sedangkan
tujuan adalah sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan dalam jangka pendek
dan hasilnya bisa dirasakan. Tujuan perpustakaan harus jelas.
2.
Perumusan keadaan sekarang
Keadaan perpustakaan sekarang perlu difahami, baik
kekurangan mupun kelebihannya. Hal itu penting untuk menetapkan langkah-langkah
yang akan dilakukan. Pada tahap ini diperlukan informasi dan data
statistik yang akurat yang diperoleh dengan komunikasi yang baik diperpustakaan
itu.
3.
Identifikasi kemudahan dan hambatan
Perlu difahami pula kekuatan apa saja yang dimiliki
perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan. Adapun segala sesuatu yang
dapat dijadikan kekuatan itu antara lain berupa modal, koleksi, sumberdaya
manusia dan lainnya. Kekurangan yang dapat menjadi hambatan pengembangan
perpustakaan pun perlu diketahui dan segera diatasi. Apabila kekurangan itu
dikeloala dengan baik justru akan menjadi kekuatan. Elemen-elemen yang dianggap
sebagai kekurangan itu antara lain minimnya dana, ruang yang sempit, minat baca
rendah, atasan yang kurang memperhatikan, koleksi sedikit dan lain sebagainya.
4.
Pengembangan perencanaan
Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan terdapat
pengembangan prosedur, alat, dana maupun tenaga karena berbagai faktor. Oleh
karena itu, kemungkinan-kemungkinan seperti ini perlu
diidentifikasi sebaik-baiknya agar dalam pengembangan perencanaan
tidak terjadi pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya penyelewengan atas
perencanaan semula. (Sumber:http://rohmanbanjaranyar.blogspot.com/2016/01/perencanaan-perpustakaan.html)
Dari
sebuah langkah-langkah perencanaan tersebut alasannya yaitu akan mempermudah
suatu jalannya pelaksanaan perencanaan. Dimana perencanaan akan mudah terusun
dari awal sampai pada akhir penyelesaian perencanaan ataupun pelaksanaan
program kerja yang diharapkan.
Dalam
hal ini masuk pada hal apa saja yang perlu direncanakan dari perpustakaan yaitu
menyangkut pada sarana dan prasarana perpustakaan yang ada. Yaitu meliputi
gedung ataupun ruangan perpustakaan, koleksi bacaan, media komunikasi,
peralatan kantor dan perpustakaan serta saran prasarana lainnya. Dalam hal ini
sarana prasarana perpustakaan sangatlah penting kegunaanya untuk perjalanan dan
perkembangan perpustakaan itu sendiri. Tanpa adanya sarana dan prasarana maka
perpustakaan tersebut tidak akan dapat berjalan dengan baik seperti yang
diharapkan sebelumnya.
Dalam
perencanaan sarana dan prasarana perlu memperhatikan beberapa hal agar tidak
terjadi pemborosan dan agar terjadi kesesuaian perabot dengan ruangan dan orang
yang melakukan pekerjaan, langka-langkah itu adalah:
1.
Pencatatan perabot yang telah dimiliki
Perlu di inventaris
perabotan yang telah dimiliki, mengenai jenis, spesifikasi dan jumlahnya.
Berapa kira-kira perabot yang masih bisa digunakan, berapa yang harus
diperbaiki dan berapa yang harus diganti baru. Inventarisasi ini penting,
karena dengan data ini dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan
dalam perencanaan sarana an prasarana perpustakaan.
2.
Ketersediaan ruang
Perlu diketahui
secara pasti luas ruang, ventilasi, warna, pencahayaan dan tinggi rendahnya
ruang. Unsur-unsur ini diperlukan sebagai bahan pertimbangan penentuan jenis
perabot, ukuran, spesifikasi, model dan warnanya.
3.
Spesifikasi perabot
Perabot-perabot yang
diperlukan perpustakaan diatat spesifikasinya, ukuran, ciri khas, merk, bahan,
warna, kemampuan, ketahanan dan lainnya. Masalah ini perlu diperhatikan agar
harmonisasi perabot dengan ruangan yang teredia.
4.
Rencana tataruang perpustakaan
Perpustakaan sebagai
lembaga informasi harus selalu mengikuti perkembangan tehnologi
informasi dan kebutuhan masyarakatnya. Dengan demikian perlu difikirkan sistem
tataruang dengan cermat. Dimasa depan kiranya tidak harus memikirkan
perluasan ruangan, tetapi perlu direncanakan pemanfaatan tehnologi informasi
seerti CD Rom, internet, film mikro, e-journal, e-books dan lainya.
(sumber : http://rohmanbanjaranyar.blogspot.com/2016/01/perencanaan-perpustakaan.html)
Dari hal tersebut menurut saya bertujuan untuk kelancaran jalannya hal
perencanaan dari perpustakaan tersebut yang mana dalam hal ini guna menciptakan
keamanan dan kenyamana bagi para pekerja ataupun bagi pengunjung perpustakaan
nantinya.
0 Komentar